Attention à l’étiquette Courriel

Fév 9th, 2010 | By | Category: Les affaires, Marketing web, Stratégie internet

Les affaires et stratégie internet: Attention à l’étiquette Courriel

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Le courriel se trouve en première ligne de notre présence sociale. En fait, c’est souvent l’aboutissement naturel d’une relation réussie sur le web social. La personne passe de votre Twitter à votre Boite de réception. C’est un pas de plus vers l’autre.

Les affaires et le courriel

On prend souvent le courriel comme acquis. Mais, il ne faut pas perdre de vue que d’envoyer un courriel, c’est communiquer. On se doit de traiter notre interlocuteur avec tous les égards au quels il est en droit de s’attendre. Il en va de notre image, notre réputation même.

Je partage avec vous quelques points que j’ai appris au fil du temps en espérant qu’ils pourront vous être utiles…

  • Court et à propos

    Rien ne sert de s’étendre longuement en correspondance d’affaires. J’apprécie quand mon interlocuteur ne me fait pas perdre mon temps. To the point comme ils disent en anglais.

  • Répondre dans un délai raisonnable

    Pas besoin d’élaborer le dessus…en dedans de 24 heures au moins ou mieux dans la même journée. Si un courriel est complexe ou demande plus de temps, envoyez au moins un accusé réception en disant que vous travaillez sur le cas et donnez une idée de quand vous enverrez la réponse complète.

  • Rester humain

    S’adresser à chaque personne par son nom si possible. Il est important de dire, je te vois, je te considère comme une personne.

  • Bien lire un courriel avant de répondre

    C’est la moindre des choses de prendre la peine de structurer notre réponse de manière à répondre à toutes les questions soulevées dans le courriel reçu. Combien plate de devoir envoyer un courriel à nouveau parce que notre interlocuteur à oublier de répondre a une de nos interrogations.

  • Rien de confidentiel

    De grâce, n’envoyez rien par courriel qui pourrait vous nuire ou nuire à autrui. Il n’y a rien de confidentiel dans un courriel, c’est un document public. C’est un peu comme une carte postale, tous ceux qui la transportent ont l’occasion de la lire. De plus, c’est tellement facile de faire une erreur d’adressage et de l’envoyer à la mauvaise personne…une fois partie, c’est souvent trop tard…

  • Attention aux boutons répondre et répondre a tous (Reply et Reply All)

    Soyez bien sûr de lire qui est dans la liste d’envoi du courriel avant de répondre. Demandez-vous si répondre a tous est approprié, surtout si votre réponse n’m’implique qu’une personne dans la liste.

  • Ne pas rappeler un courriel (Recall)

    Il y a de fortes chances que votre courriel est déjà rendu dans la boite de réception. Ça a l’air un peu fou rendu là n’est-ce pas…Vous êtes mieux d’envoyer un autre courriel pour expliquer votre erreur. De là l’importance de prendre l’habitude de ne rien dire par courriel qui pourrait vous nuire…

  • Oubliez les accusés réception

    Cette fonction est hors service chez moi et dans beaucoup d’autres boites de réception. Si vous avez besoin d’une confirmation de la réception du courriel, demandez-le dans votre courriel. Cette fonction n’est pas disponible sur toutes les plateformes et est a mon avis une manière de dire a votre interlocuteur…je ne te fais pas confiance, je veux que ta machine me confirme que tu l’as bien reçu…Beurk…

  • Tourner vos doigts 10 fois au dessus du clavier avant de CC

    Prendre quelqu’un en otage en mettant son patron en copie conforme n’est pas toujours une bonne idée. Même si c’est pour tenir le patron au courant parce que c’est lui qui signe les chèques. C’est à mon avis, un vote de non-confiance. C’est probablement une mesure réservée au dernier recours quand tout est perdu. Considérez l’humain qui recevra votre courriel…

  • Relisez-vous avant de faire envoyer (Send)

    Évident n’est-ce pas, mais combien négligé. Un petit coup d’époussetage sur votre orthographe en même temps…

  • Pas d’émoticon

    Si je le pouvais, j’écrapoutirais tous ces petits bonshommes sourire à grand coup de clavier…A éviter totalement, à proscrire complètement dans un contexte d’affaires. Attention aussi aux papiers fleuris et autres patentes quétaines…

  • Utilisez le champ sujet

    Toujours un sujet et mieux encore, un sujet songé qui présente bien le courriel. Par exemple: Au lieu de mettre en sujet « RE: Téléconférence « , mettre plutôt « RE: Téléconférence sur la stratégie internet »…Beaucoup plus facile à trouver dans les listes…

J’ai évité les plus évidentes (orthographe, grammaire, pas de WTF, LOL, CAD etc…) en me disant que ça allait de soi…

L’important, je pense, c’est d’être conscient que chaque interaction qu’on a au travers notre réseau social est importante. Le web social 101 commence ici, dans notre boite de réception. Il suffit de peu pour froisser quelqu’un. Le pire c’est que la personne froissée n’en dira pas mot…et nous, coupé de son langage corporel, on ne saura jamais qu’on a mal fait…

Toute entreprise devrait avoir une politique de courriel ou mieux encore une formation sur le courriel. Une heure ou deux de formation peut faire des miracles sur l’image que vous aurez a tous les niveaux de l’organisation.

J’en ai oublié c’est certain…Et vous? Parlez-nous de votre expérience courriel. Vos habitudes, ce que vous aimez, ce qui vous choque…

 

Dans un même ordre d’idée sur mon blogue:
Votre tratégie internet, les réseaux sociaux un pensez y bien.
La stratégie internet pour les affaires : L’humain derrière le clavier.
Les affaires internet : Les gens d’affaires sont confus
Les affaires, les sites l’internet et la stratégie : Notre méthode

 

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6 commentaires
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  1. « Utilisez le champ sujet » – pour ma part, je l'aurais placé assez haut dans ta liste. C'est (pour moi) une calamité que de recevoir des mails dont les sujets sont sans rapports (ou si peu) avec le contenu.

    Parmi les plus agaçants :
    – la personne qui utilise un vieux mail et fait un reply pour vous parler d'autre chose sans changer le sujet.

    – le classement linguistique aussi. Ex : « Les changements d'horaires de la prochaine réunion sur le développement stratégique en Dordogne » – il faut lire toute la phrase avant de savoir de quoi ça cause.

    J’utilise une méthode qui est un peu structurer pour certain mais qui facilite le décryptage :
    Ex : Dordogne / Dev. Stratégique / Prochaine Réunion / Changement d’Horaire

    🙂



  2. Ah oui, je l'avais oublié celle-là…le reply sur un vieux courriel pour mélanger la sauce…

    J'aime beaucoup le style de sujet avec les /…très efficace et très bon pour les recherches dans l'historique aussi…

    Merci d'avoir pris le temps de partager…



  3. Bon article et un bon rappel.
    Beaucoup pourrait être dit, mais dans ''Attention aux boutons répondre et répondre a tous'' ce qui me fatigue le plus, c'est les gens qui font toujours répondre a tous pour prouver qu'ils travaillent, vouloir tenir toujours tous le monde au courant, et pour pouvoir dire: Comment ça que tu n'étais pas au courant?
    J'ai vécu ça dans mes séjours dans de grandes entreprises ou chez des gens qui ont travaillés dans de grandes entreprise, tel que Bell, Hydro, Air Canada….
    Belle exemple d'infobésité inéficace!



  4. Je me souviens de mes jours en grande entreprise…j'en ai attrapé une courrielite…



  5. J'ajouterais la signature email…

    En entreprise, elle doit être:
    -uniformisée
    -Pas trop longue (Les clauses de confidentialité bilingues de 3 paragraphes, est-ce vraiment nécessaire?)
    -Les tits message environnementaux de ne pas imprimer ce courriel pour sauver la forêt boréale,est-ce encore nécessaire?
    -SIMPLICITÉ
    -Votre logo, c'est cool mais il se peut qu'il contribue à faire de vous un spammeur par certains serveurs
    -Aussi, avec certains logiciels de courriel, ces logos se mettent en attachments alors imaginez quelques échanges de courriels… On se retrouve avec 3-4 pièces jointes et on se rend compte que chacune d'elle est en fait le logo de notre entreprise.
    -Montrez vos présences sur les réseaux sociaux c'est bien mais si votre signature prend 20 lignes à cause de cela, pensez-y bien.
    -SVP, pas de fautes d'orthographe ou de frappe dans votre signature! J'en ai encore vue une hier.



  6. Bon point Étienne. Je l'ai échapé celle la itou…

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